Списание документов - это процедура их утилизации после истечения сроков хранения с соблюдением установленных нормативных требований. Рассмотрим порядок действий для законного списания документов в организации.
Содержание
Основные этапы списания документов
- Определение документов, подлежащих списанию
- Проверка сроков хранения
- Составление акта на списание
- Утверждение акта руководством
- Физическое уничтожение документов
Виды документов и сроки хранения
| Тип документа | Срок хранения |
| Кадровые документы | 75 лет/50 лет |
| Бухгалтерские документы | 5 лет |
| Договоры | 5 лет после окончания действия |
Составление акта на списание
Обязательные реквизиты акта
- Наименование организации
- Дата составления
- Перечень списываемых документов
- Основание для списания (истекший срок хранения)
- Подписи членов комиссии
Образец структуры акта
| Раздел | Содержание |
| Шапка | Название, номер, дата |
| Преамбула | Основание для списания |
| Основная часть | Описание документов с реквизитами |
| Заключение | Решение комиссии |
Способы уничтожения документов
- Измельчение на шредере
- Сожжение (с оформлением акта)
- Передача специализированным организациям
- Биологическое разложение (для бумаги без конфиденциальной информации)
Требования к уничтожению
| Тип информации | Способ уничтожения |
| Персональные данные | С обеспечением невозможности восстановления |
| Коммерческая тайна | Под контролем ответственного лица |
| Обычная документация | Любой способ, исключающий использование |
Особые случаи
- Электронные документы удаляются с полным стиранием носителей
- Документы с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются по спецпротоколу
- При ликвидации организации создается ликвидационная комиссия
