Протокол заседания комиссии является официальным документом, фиксирующим ход обсуждения и принятые решения. Рассмотрим правильную структуру и содержание этого документа.
Содержание
Обязательные элементы протокола
- Наименование организации и комиссии
- Дата и место проведения заседания
- Список присутствующих членов комиссии
- Повестка дня
- Ход обсуждения вопросов
- Принятые решения
- Подписи председателя и секретаря
Образец структуры протокола
| Раздел | Содержание |
| Шапка документа | Полное наименование организации, комиссии, номер протокола |
| Вводная часть | Дата, время, место, список участников, приглашенные лица |
| Основная часть | Повестка дня, обсуждение, решения по каждому вопросу |
| Заключительная часть | Подписи, отметка о рассылке, приложения |
Пошаговая инструкция оформления
1. Подготовка к заседанию
- Составьте проект повестки дня
- Подготовьте регистрационный лист участников
- Распечатайте необходимые материалы для членов комиссии
- Назначьте секретаря заседания
2. Заполнение во время заседания
- Фиксируйте ключевые моменты обсуждения
- Отмечайте выступления участников
- Записывайте формулировки решений точно
- Фиксируйте результаты голосований
Образец оформления решений комиссии
| Пункт повестки | Формулировка решения |
| 1. О согласовании проекта | Утвердить проект документа в редакции от 15.07.2024 |
| 2. О назначении ответственного | Назначить Иванова И.И. ответственным за реализацию |
| 3. О сроках выполнения | Установить срок исполнения до 30.08.2024 |
Требования к оформлению
- Используйте фирменный бланк организации (при наличии)
- Нумеруйте страницы (если протокол многостраничный)
- Применяйте стандартные шрифты (Times New Roman 14 или Arial 12)
- Соблюдайте поля: левое - 3 см, остальные - 2 см
- Протокол подписывается в день заседания или на следующий день
Особые отметки в протоколе
- "Особое мнение" - если член комиссии не согласен с решением
- "Приложение" - перечень документов, рассмотренных на заседании
- "Рассылку осуществить" - список лиц, которым направляется копия
Хранение и использование протокола
- Оригинал протокола хранится у секретаря комиссии
- Копии направляются заинтересованным лицам
- Срок хранения определяется номенклатурой дел организации
- Протоколы нумеруются в хронологическом порядке
- Журнал регистрации протоколов ведется отдельно
Для обеспечения юридической силы документа важно соблюдать все требования к оформлению протокола заседания комиссии, установленные внутренними регламентами организации.
